Sparen verboten?

Ich finde es immer wieder erstaunlich, in wie vielen Gesprächen über Verwaltungsmodernisierungsprojekte mit Kunden das Thema „Einsparen von Personal“ immer noch ein absolutes Tabu-Thema darstellt. Wenn es zum Nutzen von möglichen IT Projekten kommt, wird häufig gezuckt, sobald man einmal auch nur überschlägig quantifiziert, wieviele Stellen durch die optimale und konsequente Einführung beispielsweise eines Dokumentenmanagementsystems oder eines Vorgangsbearbeitungssystems gespart werden können. Mit konsequent meine ich dabei nicht die meistens übliche Elektrifizierung des Bestehenden, sondern eine begleitende, nachhaltige und tiefgreifende Überprüfung, Reorganisation und Verschlankung aller Prozesse und der gesamten Ablauf- und Aufbausituation der jeweiligen Verwaltung(en).

Obwohl seit Jahren bekannt ist, auf welch prekäre Personalsituation sich die öffentliche Verwaltung durch die bestehende Altersstruktur und die demographische gesamtgesellschaftliche Entwicklung zu bewegt – eine meines Erachtens gute Studie dazu kommt von Prognos aus dem letzten Jahr – wird das Thema fast regelmäßig ausgeblendet. In wenigen Jahren fehlen der Verwaltung große Teile ihres Personals – grade auch im höheren Dienst. Sie wird diese nicht im erforderlichen Umfang ersetzen können und es wird – durch die hohen Pensionslasten – für die aktiven Mitarbeiter an Geld fehlen. Gleichzeitig wird die Verwaltung aber kaum jemand von ihren Aufgaben entlasten. Die Erfahrung lehrt das Gegenteil. Sie wird mit deutlich weniger Mitarbeitern mindestens so viel und so gut arbeiten müssen wie heute, eher mehr und noch besser.

Aber statt „Effizienzsteigerung(=Reduzierung des Personalbedarfs)“ als einen wesentlichen Nutzen moderner IT Systeme und Organisationsprojekte beim Namen nennen zu dürfen und sie quantifiziert in eine Kosten-/Nutzenbetrachtung einbringen zu können, wird statt dessen häufig auf den „harmloseren“ Sekundärnutzen gesetzt. Qualitative Verbesserung, Serviceorientierung, attraktivere Arbeitsplätze, bestenfalls Entlastungen, um das beizubehaltende Personal mit anderen Dinge beschäftigen zu können. Alles Nutzendimensionen, die nicht den Widerstand der Personalvertretungen wecken, den eigenen Stellenkegel der jeweiligen Verwaltung und letztlich damit vermeintlich die eigene Bedeutung schmälern oder die Lokalpolitik als Retter von Arbeitsplätzen auf den Plan rufen.

Meiner Beobachtung nach werden daher häufig die wirklichen Effizienzpotenziale einer modernisierten Verwaltungs-IT nicht oder nur sehr unvollständig gehoben. Neben der IT zahlen dazu natürlich auch alle Formen des „Sourcings“, also der Nutzung anderer, externer Ressourcenquellen für die Aufgabenerledigung. Verwaltungsprozess-Outsouring gewinnt in anderen Ländern schon länger an Bedeutung, ist aber in Gesprächen mit vielen Verantwortlichen in der deutschen Verwaltung immer noch “kein Thema“.

Es muss möglich, erlaubt und sogar gewünscht sein, konkret vorzurechnen, dass die konsequente Einführung eines neuen IT Systems oder die Auslagerung von Verwaltungsprozessen hilft, eine Anzahl X Stellen zu sparen. Hilft, sich auf die absehbaren Personaldefizite in der Verwaltung vorzubereiten. Hilft, Geld (Steuermittel) zu sparen.

Diese Informationen und Potenziale müssen zumindest jeweils mal transparent auf den Tisch. Erst dann kann eine fundiert Diskussion statt finden, ob, in welchem Umfang, wie und wie schnell diese Potenziale ausgeschöpft werden sollen.

Hier muss auf Seiten der Verwaltung häufig noch einige Bereitschaft entstehen, sich auf solche Diskussionen einzulassen –

– und die Anbieter müssen viel besser in der Lage sein, den Nutzen ihrer Systeme und Lösungen auch wirklich belastbar quantifizieren zu können. Daran hapert‘s nämlich auch.

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Datum: Donnerstag, 23. September 2010 18:25
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